Animation de réunion

Selon l’étude du cabinet Perfony, en moyenne, un cadre passe 16 ans en réunion dans toute sa carrière. Temps inutile, temps perdu, temps gâché ?
Nous allons étudier la question en 3 points : le trop-plein de réunions à la française, le coût exorbitant des réunions et les raisons pour lesquelles on y perd son temps.

Bien préparées, bien cadrées et bien animées, les réunions sont utiles, elles sont même d’indispensables et extraordinaires leviers de cohésion, d’intelligence et de performance.
Dans cette vidéo nous allons décrypter les objectifs et bénéfices des réunions. Nous verrons aussi la tendance néfaste de certains managers d’ « oublier » ou « reporter »
des réunions individuelles ou collectives qui sont indispensables.

En quoi les réunions favorisent-elles l’intelligence collective et servent la performance ?
Pour 4 raisons dont je vais vous faire la démonstration : ensemble on est plus intelligent, ensemble on est plus créatif, ensemble on résout mieux les problèmes et ensemble on se sent plus mobilisé.

Il ressort d’une étude menée en 2017, que 67% des personnes interrogées déclarent vouloir davantage collaborer.
Le travail en groupe est le plus efficient en termes de performance et de résultat. Qu’en est-il en termes de développement des collaborateurs ? Est-ce que travailler ensemble en réunion peut les faire grandir ? Oui. D’abord parce que cela va élargir leur vision, ensuite booster leur motivation et enfin les sensibiliser à un mode de travail quotidien de type collaboratif.

Comment préparer au mieux votre réunion ? La première étape est la définition des enjeux de sa réunion.
Vous pensez organiser une réunion ? Prenez quelques minutes réflexion pour vous poser 5 questions simples. Quel est le sujet ? Quels sont les objectifs liés au sujet et comment les priorisez-vous ? Quels sont les résultats attendus ? Quels sont les participants ? La réunion est-elle vraiment le format le plus efficace ?

Comment préparer au mieux votre réunion ?
Après avoir défini les enjeux de votre réunion, voici 3 questions pour bien la cadrer :
– quel est le plan/l’ordre du jour,
– la méthode/le format de la réunion
– et le lieu choisi ?

Qui dois-je inviter à ma réunion ?
La réponse semble simple. Et pourtant. Pouvons-nous y regarder de plus près ?
Passez vos invitations par les filtres du nombre, de la motivation, de la compétence et du sponsor, et vous serez peut-être étonné d’aboutir à une nouvelle liste.

Vos participants vous rejoignent pour assister à votre réunion. Où entrent-ils ? Etudions ensemble, 3 façons d’envisager l’espace de vos réunions : un lieu convivial et fonctionnel, une organisation de l’espace différente et adaptée ou enfin un espace innovant qui les fera sortir de leurs habitudes de pensée.

Télétravail, travail à distance, sous-traitants nomades…, comment organiser des réunions à distance? Nous verrons dans cette vidéo quels sont les avantages des réunions virtuelles ? Quels sont les outils nécessaires ? Et comment animer ces « meetings à l’ère des nouvelles techs » pour les rendre aussi efficaces (voire plus) que les réunion in situ?

Notre monde est surchargé d’informations visuelles. La publicité a compris depuis longtemps qu’un visuel attractif était déclencheur d’action, déclencheur d’achat.
Comment utiliser vos supports visuels comme générateurs d’action ?
Nous allons voir ensemble l’importance du visuel en réunion, les risques de surcharge cognitive et la co-construction en mode visuel.

Quand commence la réunion pour les participants ? Au moment où ils reçoivent votre invitation. L’efficacité de votre réunion se construit donc en amont de la réunion avec la rédaction d’une invitation avec un ordre du jour clair et motivant. Voyons comment vous pouvez y mettre le bon ton, le bon contenu et stimuler l’engagement.

Vous êtes manager ? La réunion de service est un incontournable. Comment ne pas en faire une routine démotivante mais plutôt un attendu par l’équipe ?
La réunion de service est indispensable à la bonne circulation de l’information, certes mais aussi à la cohésion d’équipe et à la co-construction.
Voici un déroulé efficace et innovant en 7 étapes pour vos réunions de service.

A quoi sert une réunion de 1h lorsque le sujet peut être traité en 15 minutes ?
Explorons les formes de micro-réunion : réunion d’information exceptionnelle, réunion de recadrage, … Puis, attardons-nous sur le Stand-up, réunion debout qui nous vient de la gestion de projet agile et détaillons son déroulé et ses avantages.

Les réunions dites de réflexion et prise de décision sont celles qui apportent le changement dans le service : de l’amélioration continue à la grande réorganisation.
Nous allons voir ensemble quelles sont les 4 étapes de ces réunions transformantes et quelles sont les qualités dont vous devrez faire preuve pour les animer.

La réunion de régulation sert à régler des problèmes au sein de l’équipe et demande de vrais talents de médiateur.
Nous allons voir dans cette vidéo à quel moment et dans quel état d’esprit il faut la tenir ainsi que les 3 étapes pour la mener à bien.

Avez-vous entendu parler de l’acronyme SWOT ? Un outil d’analyse des : Strenghts/forces, Weaknesses/faiblesses, Opportunities/opportunités et Threats/risques
LE SWOT est un outil très utilisé par les consultants. Je vais vous décrire en quoi consiste le SWOT et vous donner un exemple d’application en animation de réunion lorsque vous devez analyser un produit, un service, une stratégie.
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Le GROW model nous vient du monde du coaching. Idéal pour prendre des décisions et établir un plan d’action ensemble.
Je vais vous décrire les 4 étapes simples pour une séquence de travail collective efficace et vous détailler un exemple d’utilisation du GROW model (ex: améliorer l’engagement et la performance de votre service).
GROW : Goal, Reality, Options et Will/Way forward.

Demain les vrais leaders seront ceux qui savent faire émerger le meilleur de l’intelligence collective. La réunion sera le lieu de création et non seulement celle de l’échange d’information. Le manager devient alors facilitateur de cette co-création. Voyons l’intérêt pour tous de sortir des réunions routinières pour oser animer des réunions plus créatives.

Vous avez décidé de faire de vos réunions des moments privilégiés ?
Vous voulez réveiller les participants, tirer le meilleur d’eux-mêmes, créer de la cohésion, faire avancer les choses ? Il est temps de pousser les murs et d’accéder aux outils des animateurs les plus créatifs. Post-it, papier kraft, paper-board,…

Stimulées par le groupe, libérées du jugement, les équipes font montre d’une capacité incroyable à proposer des idées innovantes et efficaces particulièrement dans la résolution de problème. Le « vrai » brainstorm suit une démarche très rigoureuse.
Nous verrons dans cette vidéo comment préparer un brainstorm, comment animer la phase de production d’idées, puis comment classer et sélectionner les solutions.

Voici les 7 étapes de l’animation d’une réunion créative : présentation du sujet, définition des règles, temps pour « briser la glace », échauffement de la créativité, phase divergente de production d’idées, phase convergente et enfin concrétisation. Dans cette vidéos nous décrirons ces 7 étapes avec de nombreux exemples et nous donnerons des clés sur le rôle de l’animateur à chaque étape.

Dans cette vidéo vous serons décrits quatre exemples de réunions créatives : le world café, les barcamps, le co-développement et les ateliers Métaplan. Des réunions « différentes » et extrêmement productives qui rassemblent de 6 à plusieurs centaines de personnes.

Cette vidéo traite l’importance des minutes qui précèdent le début de la réunion. L’accueil personnalisé et convivial peut faire toute la différence. La vidéo propose par ailleurs diverses configurations de salle avec leurs avantages et inconvénients.

Les 5 premières minutes permettent de poser les fondations solides de la réunion.
Voici comment embarquer les participants en 8 étapes. Comme s’il s’agissait de les faire monter sur un voilier pour une traversée.
Le SOPADERP (Sujet, Objectif, Participants, Animateur, Durée, Energie et Plan) est un bon outil pour donner à l’orateur le leadership, et à ces 5 premières minutes une structure tout en veillant à créer de la convivialité.

Qu’est-ce que le time boxing ? La garantie de terminer vos réunions à l’heure.
Le luxe de faire des réunions plus courtes parce que vous aurez rationnalisé le temps. Rappelez-vous la loi de Parkison qui veut qu’une réunion s’étende dans le temps qui lui a été imparti. Vous avez prévu 1h, la réunion utilisera 1h pour quelque chose qui aurait pu être mené en 45 minutes. Le time-boxing consiste à bien séquencer vos réunions.

La réunion ne s’arrête pas quand tous les participants se séparent.
Voici 3 conseils pour que vos réunions portent du fruit au-delà de l’heure passée ensemble : un compte-rendu de qualité, le suivi du plan d’action et un processus d’amélioration continue pour que les réunions qui suivent soient encore plus satisfaisantes.

Vous voulez améliorer le fonctionnement de vos réunions et vous ne savez pas par où commencer ? Vous doutez de vos capacités à faire le pas vers des réunions où la participativité et la créativité règnent ?
Faites appel à un superviseur. Dotez-vous d’un observateur (consultant, coach, hiérarchique ou collègue expert en animation de réunion) qui analysera les processus de l’équipe en réunion. Voici les points à observer pour faire un bilan qualitatif de vos réunions.

Animer des réunions est sans doute la mission le plus difficile du manager.
Elle requiert un grand écart permanent et une excellence sur tous les tableaux.
Pour déployer l’excellence collaborative, vous devez être centré sur les objectifs à atteindre, être un bon communiquant et savoir vous adapter à toutes les personnes et les situations. Ces 3 talents faisant de vous un chef d’orchestre.

Vous estimez qu’il faut être un surhomme pour animer des réunions ? Vous craignez qu’on vous dise que la réunion n’a pas été utile, ou a été ennuyeuse ou pire encore, que l’animation n’était pas à la hauteur ?
Une solution : couper l’éléphant en morceau et déléguer.
Appuyez-vous sur l’équipe pour répartir les rôles en réunion afin que vous n’ayez pas à faire le grand écart en permanence.
Nous allons voir les différents rôles délégués : gardien du temps, scribe, pousse-décision, distributeur de parole, expert, … etc

Comment gérer avec intelligence les participants, comment faire sortir le meilleur d’eux mêmes en l’espace d’une réunion?
Nous allons étudier comment insuffler une anima de qualité dans vos réunions : en faisant confiance, en comprenant le fonctionnement des groupes en réunion, en sachant réagir face aux différentes personnalités, en gérant les retardataires et enfin en trouvant la meilleure stratégie concernant l’utilisation des smartphones.

Gérer avec intelligence les collaborateurs et clients, c’est anticiper les difficultés et résistances qui viendront immanquablement ponctuer vos rencontres.
Parce que certaines personnes sont difficiles, parce que certains sujets sont délicats.
Nous allons approfondir la gestion des objections et l’utilisation des contre-questions pour faciliter vos rencontres et réunions en contexte difficile.

Le mind-mapping est un outil simple qui peut booster vos réunions.
Nous allons dans cette séquence expliquer ce qu’est le mind-mapping et ses différents supports.
Puis nous observerons comment il peut être utilisé en réunion pour synthétiser l’information et mener des réflexions de groupe.

Comment éviter l’endormissement en réunion ? Comment faire en sorte de ne pas perdre les 50% des participants qui avouent traiter emails, sms et autres dossiers lors des réunions ?
Voici les 4 conseils : alterner, mettre du rythme, mettre du visuel et rendre ludique la réunion.